Informazioni sul trattamento dei dati personali Artt. 13 e 14 Reg. UE 2016/679

Gentile Cliente,

con il presente documento, GLserVIS S.r.l. (in seguito “GLserVIS”) fornisce l’informativa riguardante il trattamento dei tuoi dati personali, ai sensi degli artt. 13 e 14 Reg. UE 2016/679 (GDPR).

Il Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è la società GLserVIS S.r.l., C.F. e P.IVA 06189410480, con sede legale in Via degli Agrifogli, 23, 50142 Firenze IT.

I dati trattati da GLserVIS
GLserVIS è un’agenzia di vendita attiva nei settori dell’energia, del gas, della telefonia e delle facility management. In tale veste, GLserVIS opera in qualità di agente plurimandatario per alcuni fornitori di energia elettrica, gas e telefonia. Fra le altre attività, attraverso un contratto di consulenza, GLserVIS assiste i propri clienti nella ricerca, nella stipula e nella gestione dei contratti di fornitura.

Per fornire questi servizi, GLserVIS deve trattare alcuni dati personali in qualità di titolare del trattamento, determinando in autonomia finalità e modalità del trattamento. In alcuni casi, GLserVIS può essere nominata responsabile del trattamento da parte di società preponenti (titolari del trattamento), per le quali svolge il ruolo di agente. In questo caso, i dati verranno trattati seguendo le istruzioni dei titolari del trattamento, purché conformi alle norme di legge.

Con riferimento ai clienti persone fisiche, GLserVIS tratta soltanto loro dati comuni. A titolo esemplificativo e non esaustivo, potranno essere trattati dati quali: nome e cognome, indirizzo, codice fiscale, partita IVA, numero di telefono e fax, indirizzo e-mail, i dati bancari necessari ad effettuare e/o a ricevere pagamenti, prodotti e servizi acquistati, attività professionale svolta, dati contenuti nelle bollette. Potranno essere trattate copie di documenti d’identità del cliente.

I dati relativi alle persone giuridiche (es. denominazione sociale, sede legale, P.IVA, telefoni ed e- mail aziendali etc.) non sono dati personali e non rientrano nell’oggetto della presente informativa. Tuttavia, anche con riferimento a clienti persone giuridiche, potranno essere trattati alcuni dati riferiti a persone fisiche indicate quali legali rappresentanti o referenti. Anche in questo caso verranno trattati soltanto dati comuni, in particolare i dati di contatto necessari ad effettuare comunicazioni di servizio (ad esempio, numero di telefono personale o e-mail personale) e la copia della cartà d’identità del legale rappresentante.

Oltre ai dati anagrafici, fiscali ed ai dati di contatto, GLserVIS potrà trattare dati relativi al traffico telefonico e/o telematico (c.d. dati di traffico) contenuti nelle bollette. In particolare, all’interno dei tabulati telefonici GLserVIS potrà trattare i seguenti dati: numeri di telefono chiamanti; numeri di telefono chiamati con le ultime tre cifre oscurate; tipo di evento (chiamata, SMS, chiamata persa etc.); durata della chiamata, ubicazione etc.

Non vengono trattati dati personali appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9 del Reg. UE 2016/679 (l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona), né dati relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 Reg. UE 2016/679.

Finalità e basi giuridiche dei trattamenti

I dati personali sopra menzionati vengono trattati per le seguenti finalità:

– Consentire l’esecuzione ed il corretto svolgimento dei contratti

Sono trattati per la predetta finalità tutti i dati necessari all’esecuzione del contratto, quali nome e cognome del cliente o del legale rappresentante del cliente, indirizzo, prodotti o servizi acquistati, codice fiscale o partita IVA. I dati di contatto raccolti per questa finalità possono essere utilizzati per comunicazioni di servizio e non per attività di marketing. I dati contenuti nelle bollette, inclusi i dati relativi al traffico vengono trattati per fornire il servizio di consulenza. I dati bancari vengono utilizzati per la gestione dei pagamenti.

Al fine di trattare i dati per la suddetta finalità, non è richiesto il consenso dell’interessato. La liceità del trattamento si basa sulla sua necessità al fine di dare esecuzione al contratto, ai sensi dell’art. 6, lett. b) Reg. UE 2016/679.

– Fornire servizi di assistenza al cliente
GLserVIS potrà di volta in volta trattare alcuni dati personali comunicatigli dal cliente nell’ambito

del servizio di assistenza e Customer Care.

Tale trattamento rientra fra quelli necessari per dare esecuzione al contratto, ai sensi dell’art. 6, lett. b) Reg. UE 2016/679, e pertanto non richiede il consenso espresso del cliente.

– Consentire l’adempimento degli obblighi di legge in materia contabile e fiscale
Sono trattati a questo fine nome e cognome, indirizzo, codice fiscale, numero di partita iva, prodotti o servizi acquistati.

Al fine di trattare i dati per la suddetta finalità, non è richiesto il consenso dell’interessato. La liceità del trattamento si basa sulla sua necessità al fine di adempiere gli obblighi di legge in materia fiscale e di tenuta della contabilità, ai sensi dell’art. 6, lett. c) Reg. UE 2016/679.

– Finalità di marketing diretto

Questa finalità comprende l’invio di materiale pubblicitario e le comunicazioni commerciali (mediante e-mail, invio di newsletter, telefonate con operatore etc.); la vendita diretta; il compimento di ricerche di mercato. Sono trattati a questo fine, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i dati identificativi, i dati di contatto, i dati sulla professione del cliente, i dati relativi ai prodotti o servizi già a acquistati, i dati di traffico. La liceità del trattamento si basa sul consenso espresso, il quale può essere rifiutato e/o revocato in ogni momento senza conseguenze sul diritto di pretendere la correttaesecuzione del contratto. In alcuni casi, c.d. di soft spam, la liceità del trattamento può invece basarsi sul legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, lett. f) Reg. UE 2016/679. Si tratta di quei casi in cui il Titolare utilizzi l’indirizzo di posta elettronica comunicato dal cliente per informarlo su servizi o prodotti analoghi a quelli già acquistati. Il cliente potrà in ogni caso rifiutare in ogni momento tale uso dei propri dati personali (Prov. Garante Privacy n. 330 del 4 Luglio 2013).

– Verifica solvibilità dei clienti

Alcuni dati personali relativi ai clienti, raccolti direttamente da loro o da organizzazioni terze, possono essere trattati al fine di valutare la loro solvibilità. La liceità del trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare a verificare la possibilità per i clienti di adempiere alle obbligazioni contrattuali, ai sensi dell’art. 6, lett. f) Reg. UE 2016/679.

Il rifiuto a fornire i dati necessari per l’esecuzione del contratto e per adempiere gli obblighi di legge comporta l’impossibilità di dare esecuzione al contratto.

Responsabili esterni del trattamento e personale autorizzato

GLserVIS potrà affidare alcuni trattamenti di dati personali a soggetti esterni (quali consulenti, commercialisti, avvocati, hosting providers, fornitori di servizi in cloud computing, manutentori del sistema informatico, agenzie di marketing etc.) sia persone giuridiche che persone fisiche, assicurandosi anche contrattualmente che questi mantengano sui dati personali la massima riservatezza, ne garantiscano disponibilità e integrità, infine li trattino nel rispetto delle garanzie e delle misure di sicurezza adeguate richieste dal Reg. UE 2016/679. Il personale autorizzato a trattare i dati viene istruito e vincolato al rispetto della riservatezza e delle misure di sicurezza ai sensi dell’art. 29 Reg. UE 2016/679. Invece, i soggetti esterni che trattano dati per conto di GLserVis vengono nominati come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 Reg. UE 2016/679.

GLserVIS si avvale di una rete di sub-agenti, dai quali raccoglie alcuni dati relativi ai propri clienti ed ai quali ne comunica altri. Tali agenti operano in qualità di responsabili esterni di GLserVIS e sono vincolati contrattualmente ai sensi dell’art. 28 Reg. UE 2016/679 al rispetto delle sue istruzioni e dei vincoli di riservatezza.

I clienti possono richiedere in ogni momento a GLserVIS l’identità dei responsabili esterni a cui è stato affidato il trattamento dei loro dati.

Altri destinatari dei dati personali
GLserVIS comunica i dati personali dei propri clienti a società preponenti per le quali svolge il ruolo di agente e ad altri fornitori di utenze al fine di permettere la conclusione dei contratti di somministrazione.

Al fine di permettere a GLserVIS di adempiere ai propri obblighi fiscali, alcuni dati vengono trasmessi all’Agenzia delle Entrate.

Alcuni dati personali dei clienti possono essere comunicati a banche ed istituti di credito per la gestione dei pagamenti, a compagnie di assicurazione, a società di recupero del credito e avvocati, a pubbliche autorità in caso di richiesta giudiziale etc.

I dati personali dei clienti non vengono comunicati a soggetti terzi per finalità di marketing.

Modalità del trattamento

I dati personali possono essere trattati sia mediante conservazione in archivi cartacei, che con modalità elettroniche, anche ricorrendo a strumenti forniti in Cloud Computing. In tal caso, GLserVIS si preoccupa di far sì che vengano contrattualmente assicurati adeguati standard di sicurezza da parte del fornitore del servizio.

Durata del trattamento

I dati personali necessari o funzionali all’esecuzione di un contratto saranno conservati per l’intera durata del contratto.

I dati personali necessari all’adempimento degli obblighi fiscali e contabili vengono conservati, in formato digitale e/o in formato cartaceo, per la durata di 10 anni dall’ultima esecuzione del contratto, in adempimento degli obblighi di legge.

I dati personali raccolti per finalità di marketing diretto verranno conservati per la durata di 24 mesi dal rilascio del consenso. In caso di trattamenti basati sull’interesse legittimo in conformità al Provv. Garante Privacy n. 330 del 4 Luglio 2013, il termine di 24 mesi verrà calcolato a decorrere dalla conclusione dell’ultimo contratto.

I dati contenuti nelle bollette, inclusi i dati relativi al traffico, vengono conservati sino a quando sono necessari a fornire il servizio di consulenza.

I diritti dell’interessato

Con riferimento ai trattamenti sopra descritti, l’interessato vanta i seguenti diritti.

L’interessato ha diritto di chiedere a GLserVIS in ogni momento di conoscere i dati personali che lo riguardano e che vengono trattati da quest’ultima, ai sensi dell’art. 15 Reg. UE 2016/679.

Egli ha inoltre diritto di pretendere la rettifica dei dati che lo riguardano inesatti e l’integrazione di quelli incompleti, ai sensi dell’art. 16 Reg. UE 2016/679.

L’interessato ha diritto alla cancellazione dei dati che non sono più necessari alla finalità per la quale sono trattati, di quelli trattati sulla base del suo consenso quando quest’ultimo viene revocato, di quelli illecitamente trattati etc. Per conoscere gli altri casi in cui può ottenere la cancellazione, l’interessato può far riferimento all’art. 17 Reg. UE 2016/679.

L’interessato ha diritto ad ottenere la limitazione del trattamento dei suoi dati nei casi descritti dell’art. 18 Reg. UE 2016/679, la portabilità dei suoi dati nei casi descritti dall’art. 20 Reg. UE 2016/679, nonché il diritto di opporsi al trattamento dei suoi dati nei casi descritti dall’art. 21 Reg. UE 2016/679.

Nell’eventualità in cui l’interessato ritenga vi sia stata una violazione nel trattamento dei suoi dati, potrà depositare un reclamo presso l’Autorità Garante per il trattamento dei dati personali.

La richiesta di cancellazione o l’opposizione al trattamento dei dati necessari all’esecuzione del contratto potrebbero comportare per il Titolare l’impossibilità di darvi adempimento. L’interessato non può opporsi al trattamento o pretendere la cancellazione dei dati che GLserVIS è obbligata a trattare per l’adempimento degli obblighi contabili e fiscali o altri obblighi di legge.

L’interessato può revocare in ogni momento il consenso prestato per il trattamento dei suoi dati personali per finalità di marketing, senza che ciò comporti alcuna conseguenza pregiudizievole od impedisca l’esecuzione del contratto.

Comunicazioni ed esercizio dei diritti

Per qualsiasi comunicazione o richiesta o per esercitare i propri diritti riguardanti il trattamento dei dati personali, l’interessato può rivolgersi al Titolare del trattamento utilizzando i seguenti recapiti:

FACILITY MANAGEMENT UNI EN 15221

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Email: info@glservis.it
PEC: glservis@pec.it
Tel.: +39 055/0750057
Fax. +39 055 0750058